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7 Tipps zur Integration von ServiceNow und Jira mit SAP für mehr Flexibilität im Unternehmen

IT-Teams stehen unter dem Druck, die geschäftliche Agilität in wirtschaftlich turbulenten Zeiten zu erhöhen. Zwar stehen ihnen zahlreiche Tools zur Verfügung – wie etwa ServiceNow für ITSM und Jira für agiles Backlog Management -, doch sind diese oft nicht mit wichtigen Systemen wie SAP verbunden. Wenn die IT-Abteilung diese fragmentierte Werkzeugkette nicht in den Griff bekommt, wird die Fähigkeit des Unternehmens, Strategien so schnell wie nötig zu ändern, beeinträchtigt.

Die Rolle von SAP in der Unternehmenstechnologie hat sich gewandelt. War sie früher das ganze Rad am Wagen, so ist sie heute oft nur noch eine Speiche des Rades. Niemand bestreitet, dass es eine wichtige Rolle spielt, aber es ist zunehmend nur noch eines von vielen Werkzeugen, die das Unternehmen am Laufen halten.

Die Herausforderung besteht darin, dass die SAP-Software ursprünglich nicht für die Zusammenarbeit mit moderneren Anwendungen wie ServiceNow und Jira konzipiert wurde. Hinzu kommt, dass die Teams, die hinter diesen Anwendungen stehen, oft kein umfassendes Wissen darüber haben, wie SAP funktioniert. Diese beiden Faktoren wirken sich nachteilig auf alle aus, die eine vernetzte Werkzeugkette anstreben.

Im Laufe der Jahre haben wir vielen Unternehmen dabei geholfen, ihre SAP-Landschaft mit anderen Best-of-Breed-Anwendungen zu verbinden. Im Folgenden finden Sie einige Tipps, die wir auf diesem Weg erhalten haben.

Hinweis: Dieser Artikel ist auch als Webinar verfügbar.

Eine wichtige Annahme

Die hier vorgestellten Best Practices gehen davon aus, dass Sie über eine technische Lösung für das Management von SAP-Releases verfügen.

Wir beziehen uns auf ActiveControl als Change-Management Plattform, da es das Tool ist, das unsere Kunden verwenden und aus dem unsere Erkenntnisse und Erfahrungen stammen.

ServiceNow und SAP Integration

Die meisten Unternehmen, mit denen wir zusammenarbeiten, nutzen ServiceNow als IT-Service-Management-Tool (ITSM). Die Benutzer melden dem System, dass etwas nicht so funktioniert, wie es sollte, und die Aufgabe wird zum richtigen Zeitpunkt an die richtige Person weitergeleitet.

Verständlicherweise möchten Unternehmen, dass Anfragen aus all ihren verschiedenen Systemen in einem einzigen Repository vorhanden sind und verwaltet werden, aber SAP bleibt eine Insel. Im Folgenden finden Sie einige Tipps, die Sie bei der Verknüpfung von ServiceNow- und SAP-Änderungsfunktionen beachten sollten:

Tipp 1: Den Workflow zwischen Ihren Systemen abbilden

ServiceNow weiß, welche Abteilung eine Änderung vornehmen muss, wie das Routing aussieht, wie Genehmigungen organisiert werden sollten, ob eine Änderungsanfrage überhaupt bearbeitet werden sollte und wo die Arbeit zuzuordnen ist.

Es versteht aber nicht die Grundlagen von SAP, z.B. was ein Transport ist. Hier kommt eine Change-Management Lösung wie ActiveControl ins Spiel. ActiveControl ist sehr kompetent im SAP-Umfeld, aber es ist nicht dafür gedacht, Ihre Laptops zu reparieren.

Sie müssen jedes Werkzeug das tun lassen, was es tun soll. Die Übergänge zwischen den Systemen müssen definiert und verstanden werden, damit die Integration effizient funktioniert.

Wie Sie aus dem obigen Workflow-Beispiel ersehen können, übernimmt ServiceNow die interne Genehmigung in der Organisation, um zu entscheiden: Ja, diese Änderung soll durchgeführt werden.

Dann wird es an ActiveControl übergeben, das die Anforderung aufnimmt und in die für die SAP-Umgebung relevanten Begriffe übersetzt.

Es wird ein Transport erstellt, dessen Coding einen Unit-Test durchläuft und dann an die Qualitätssicherung übergeben wird. Während des gesamten Prozesses gibt ActiveControl diese Statusinformationen an ServiceNow zurück und holt die Genehmigung ein, bevor die Freigabe für die Produktion erfolgt.

Dies ist nur ein Beispiel eines Workflows. Er ist sehr variabel und hängt von Ihrer SAP-Landschaft und der Art und Weise ab, wie Ihre Teams ServiceNow nutzen. Wir empfehlen Ihnen jedoch, Ihre eigene Workflow-Map zu erstellen, um zu verstehen, welche Informationen zwischen den Systemen ausgetauscht werden müssen und wann dies geschehen soll.

Tipp 2: Wählen Sie die beste Integrationsmethode für Ihre SAP-Umgebung

Für die Integration zwischen ServiceNow und SAP gibt es zwei Möglichkeiten. Welche Sie wählen, hängt weitgehend von der Komplexität Ihrer SAP-Umgebung ab:

Direkt: Die direkte Methode eignet sich am besten für Unternehmen mit relativ einfachen SAP-Umgebungen. Sie müssen lediglich den ActiveControl Connector aus dem ServiceNow Store herunterladen. Diese Art der Integration ist die einfachste und schnellste.

Orchestrator: Die Orchestrator-Methode eignet sich am besten für Unternehmen mit komplexen SAP-Umgebungen, die andere Integrationen nutzen müssen. Diese Methode ist anspruchsvoller in der Umsetzung, ermöglicht aber die Integration weiterer DevOps-Tools wie Jenkins, Puppet oder Chef.

Derzeit tendieren die meisten Unternehmen, mit denen wir zusammenarbeiten, zum direkten Ansatz, aber wir erwarten eine allmähliche Verlagerung hin zum Orchestrator-Setup, da DevOps in den nächsten zehn Jahren reifen wird.

Tipp 3: Separaten Ticketstatus für SAP anlegen

Wenn Sie die direkte Integrationsmethode wählen, kann es vorkommen, dass die Statusaktualisierungen von SAP den Statusbericht Ihres ServiceNow-Tickets überladen. Beispielsweise ist der Standort eines Transports oft nicht relevant für das allgemeine Service Ticket, das über ServiceNow gestellt wurde.

Wir empfehlen Ihnen, Ihre Tickets mit einem “doppelten Status“ zu versehen, d.h. Sie haben einen Status für die SAP-Änderungen und einen weiteren, der den Fortschritt der ServiceNow-Anfrage aktualisiert. Auf diese Weise können Sie den Status in Bezug auf die Auswirkungen auf das Geschäft klar verfolgen, während der Projektmanager bei Bedarf die SAP-Details einsehen kann.

Tipp 4: Verwenden Sie keine SAP Transportnummern in ServiceNow Tickets

Sie sollten auch vermeiden, Transportnummern auf ServiceNow-Tickets zu setzen. Wenn Sie nicht mit TOCs (Transport of Copies) oder einer ähnlichen Technik arbeiten, müssen Sie die Transportnummer häufig manuell ändern, wenn sie durch die Pipeline wandert.

Diese Information ist nicht nur für die meisten Geschäftsvorgänge irrelevant, sondern birgt auch die Gefahr von Fehlern, die bei einer Prüfung schwerwiegende finanzielle Folgen haben können. Wenn Sie in einer regulierten Branche tätig sind, hat die Aufrechterhaltung eines genauen Prüfpfads natürlich hohe Priorität.

Ein Transportmanagementsystem wie ActiveControl zeichnet automatisch die Bewegungen Ihrer Änderungen auf, so dass Sie Ihre ServiceNow-Tickets bereinigen und dennoch einen sofortigen und genauen Auditbericht erstellen können, wenn die Zeit dafür gekommen ist.

Jira und SAP Integration

Obwohl es viele Ähnlichkeiten zwischen den Best Practices für die Integration von ServiceNow und Jira mit SAP gibt, spielt jedes Tool eine andere Rolle im IT-Stack.

Jira wird hauptsächlich dazu verwendet, den Backlog zu verwalten und Innovationen in das Unternehmen zu bringen, und nicht wie ServiceNow, um Fehler zu beheben. Die restlichen Tipps konzentrieren sich darauf, wie Sie sicherstellen können, dass die SAP/Jira-Integration effektiv implementiert wird.

Tipp 5: Gestalten Sie einen dynamischen Workflow, der für agiles Arbeiten geeignet ist.

Wie bei ServiceNow muss der Workflow für die Integration mit Jira geplant werden. Der Workflow mit Jira muss jedoch flexibler sein, um der agilen Entwicklung Rechnung zu tragen.

Wie Sie aus dem obigen Beispiel ersehen können, müssen wir darauf vorbereitet sein, die Arbeit neu zu priorisieren, vielleicht in „Work in progress“ und mehr als einmal. Dies wird wahrscheinlich passieren, wenn Entwickler die Komplexität einer Aufgabe anpassen, nachdem ihnen diese zugewiesen wurde.

Wenn Sie in einer N+n-Umgebung arbeiten, kann es auch sein, dass Sie statt in die Produktion in das Staging oder den Cutover gehen, was ebenfalls im Workflow berücksichtigt werden muss.

Auch hier werden die Besonderheiten Ihres Workflows variieren, aber da es mehr potenzielle Übergabepunkte zwischen Jira und SAP gibt, ist es wichtig zu dokumentieren, wo diese auftreten können.

Tipp 6: Migrieren Sie Ihre bestehenden SAP Workflows nicht nach Jira.

Auch bei der Integration zwischen SAP und Jira haben Sie die Wahl zwischen Direkt und Orchestrator. Im Gegensatz zu ServiceNow ist der Orchestrator der beliebteste Ansatz für Jira, da oft viele zusätzliche Integrationen gewünscht werden.

Da der Orchestrator-Ansatz eher manuell ist, kann es verlockend sein, einfach Ihre bestehenden SAP-Workflows zu nehmen und auf Jira zu migrieren. Wir raten dringend davon ab, da diese oft veraltet und ineffizient sind.

Nutzen Sie die Gelegenheit der neuen Integration, um Ihre aktuellen Workflows in SAP neu zu bewerten und agil zu überarbeiten, wie wir es im vorherigen Schritt beschrieben haben. Das mag zunächst mehr Arbeit bedeuten, aber die Effizienzgewinne sind es wert.

Tipp 7: Agile Change-Konzepte auf SAP abstimmen

Sobald Sie Jira und SAP integriert haben, wird die Arbeit etwas anders aussehen. Nehmen Sie sich daher einen Moment Zeit, um darüber nachzudenken, wie Sie Ihre Änderungen strukturieren wollen. Hier ist ein Beispiel, wie Sie Ihre Änderungshierarchien strukturieren könnten:

Hier haben wir mit dem “Sprint” oder “Epic” begonnen, der die gesamte größere geschäftliche Anpassung darstellt, die erforderlich ist.

Danach folgt die “User Story”, die die Details der Änderung beschreibt. Achten Sie darauf, dass die User Story nicht zu technisch ist. Eine gute User Story wäre zum Beispiel Ich brauche ein neues Feld, um zu definieren, in welchem Verkaufsgebiet ein Verkauf stattfindet.

Darunter befindet sich die wichtigste Eins-zu-Eins-Beziehung in der Hierarchie – die Business Task. Dies ist die spezifische Änderung, die der Entwickler vornimmt.

Es gibt hier keine feste Regel, die eingehalten werden muss, aber wir hoffen, dass dieses Beispiel zeigt, wie SAP-Änderungen mit agilen Konzepten in Einklang gebracht werden können. Wie Sie sehen können, strukturiert ein automatisiertes Änderungsmanagement-Tool wie ActiveControl seinen Workflow sehr ähnlich.

Wie wirkt sich die Integration von ServiceNow und Jira mit SAP auf das Unternehmen aus?

Die aktuelle makroökonomische Situation erfordert mehr Flexibilität in der Unternehmensstrategie als je zuvor. Wenn IT-Teams und Unternehmensanwendungen dies nicht unterstützen können, werden sie zu einem nachteiligen Engpass.

Wenn Sie in der Lage sind, Ihre Arbeitsabläufe zu verbessern, indem Sie Integrationen schaffen, die eine agile Entwicklung ermöglichen, können Sie Zeit sparen, Ressourcen besser verwalten und Risiken reduzieren, während Sie gleichzeitig die für Ihr Unternehmen notwendigen Veränderungen umsetzen.

John Deere nutzte ActiveControl für die Integration von SAP mit seiner ITSM-Lösung, um die Time-to-Market um 66 % und die Zykluszeit für SAP-Entwicklungen um 32 % zu reduzieren. Die Integration Ihrer Tools in einen einzigen, vernetzten Wertstrom wie diesen fördert die Effizienz in einer volatilen Zeit für Unternehmen.

Weitere Informationen und Beispiele von Unternehmen, die SAP erfolgreich mit ServiceNow und Jira integriert haben, finden Sie im Webinar zu diesem Thema.

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