In diesen bewegten Zeiten stehen die meisten Unternehmen vor der Herausforderung, ihren Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, von zuhause aus zu arbeiten. Bedingt durch Social Distancing und die zwangsweise temporäre Schließung von Büros mussten Unternehmen einen Weg finden, wie ihre Mitarbeiter ihre Arbeit in den eigenen vier Wänden erledigen können. Ich selbst habe in den letzten Jahren mit einem kleinen Team gearbeitet, das über den gesamten Globus verteilt ist und meist dezentral arbeiten muss. Dabei habe ich festgestellt, dass es eine Handvoll wichtiger Punkte gibt, die im Sinne einer effizienten Zusammenarbeit unter diesen Bedingungen zu berücksichtigen sind. Im Folgenden erläutere ich die fünf entscheidenden Punkte, auf die es bei der Umstellung von Büro- auf Telearbeit ankommt.
1. Nutzung von Automatisierung
Nicht für alle Geschäftsprozesse wird tatsächlich ein Mitarbeiter benötigt, der sie immer dann ausführt, wenn sie ausgeführt werden müssen. Die Automatisierung von Aufgaben spart Teammitgliedern Zeit und Mühe, die in andere wichtige Geschäftsprozesse fließen können, bei denen der Mensch wirklich eingreifen muss. Viele systembezogene Aufgaben lassen sich automatisieren – mit Funktionen, die Sie bereits besitzen oder für die Sie bereits bezahlen. Entscheidend für eine erfolgreiche Automatisierung ist die Frage, welche Prozesse automatisierbar sind und ob dafür vorhandene Tools genutzt werden können oder ob möglicherweise die Anschaffung neuer Tools geprüft werden muss. Setzen Sie sich mit Ihren Teammitgliedern zusammen und fragen Sie, welche Ideen es zur Automatisierung der Prozesse gibt, für die sie zuständig sind.
2. Klar definierte Aufgaben und Zuständigkeiten
Aufgaben- und auftragsbasierte Zuständigkeiten sind für eine effiziente Heimarbeit viel wichtiger als reine Arbeitszeitvorgaben. Ich rede nicht vom Mikromanagement. Hier geht es um die eindeutige Kommunikation von Pflichten. Haben Ihre Mitarbeiter klare Zuständigkeiten und Stellenbeschreibungen? Wissen Ihre Mitarbeiter ohne den Rahmen des achtstündigen Büroarbeitstags, was von ihnen erwartet wird, damit sie weiterhin Wert für ihr Unternehmen schaffen können? Wurden den Teammitgliedern messbare Aufgaben übertragen und Aufträge erteilt? Sind sie unmissverständlich formuliert und keine bloße „Beschäftigungstherapie“? Alle zugewiesenen Aufgaben sollten für das Unternehmen wichtig sein, und Ihr Team sollte nicht nur wissen, was von ihm erwartet wird, sondern auch, warum diese Aufgaben wichtig sind. Geben Sie Ihren Mitarbeitern Feedback zu ihrer Arbeit, überprüfen Sie ihren Fortschritt und bieten Sie ihnen eine Plattform, auf der sie Fragen stellen und mehr über die Prozesse im Unternehmen erfahren können.
3. Behebung von Bandbreitenbeschränkungen
Wie auch im Büro kann im Homeoffice eine eingeschränkte Internetgeschwindigkeit und Bandbreite die Fähigkeit Ihrer Teammitglieder beeinträchtigen, außerhalb des Büros wertvolle Arbeit zu leisten. Nicht alle Mitarbeiter haben einen schnellen Internetzugang. Machen Sie sich kundig, was Ihr Unternehmen tun kann, um für diesen Zugang zu sorgen oder dafür anfallende Kosten zu erstatten. Ist Ihr Firmennetzwerk in der Lage, den eingehenden Datenverkehr zu bewältigen, der bei fast 100 % Fernzugriff entsteht? Verfügt Ihr Unternehmen über genug Support-Mitarbeiter, um das potenzielle Ticket-Aufkommen zu bewältigen, wenn mehr Mitarbeiter von zuhause aus arbeiten? Jetzt wäre ein guter Zeitpunkt, um Ihre Anleitung zum Herstellen einer VPN-Verbindung zu aktualisieren und zu prüfen, ob Ihre Sicherheitsprozesse ebenfalls angemessen sind.
4. Rückgriff auf klar definierte Workflows und Geschäftsprozesse
Es ist wichtig, dass Geschäftsprozessabläufe klar definiert sind und von jedem verstanden wurden. Die Mitarbeiter müssen wissen, bei wem sie Genehmigungen einholen müssen und welche Teams für die einzelnen Prozesse verantwortlich sind, in die sie involviert sind. Informieren Sie die Teammitglieder über die diesbezüglichen Abläufe. Im Büro können Mitarbeiter einfach nach dem richtigen Genehmigungsberechtigten, Entwickler oder Funktionsexperten suchen. Im Homeoffice kann die Suche nach der richtigen Person wertvolle Zeit kosten und das Team ausbremsen. Neben der Schulung von Personen an wichtigen Geschäftsprozessen und Prozessverantwortlichen kann es hilfreich sein, ein virtuelles Message Board oder Forum einzurichten. Nutzen Sie ein Team-Messaging-Tool, auf das alle Zugriff haben. In diesem Forum können die Teammitglieder Fragen stellen oder um Hilfe bzw. Rat bitten; andere wiederum können Anleitung und Unterstützung geben.
5. Förderung der sozialen Gesundheit Ihres Teams
Oberste Priorität müssen bei den Überlegungen zur Telearbeit natürlich die Geschäftsprozesse und die Arbeitseffizienz haben. Darüber hinaus brauchen Teammitglieder aber auch soziale Interaktion, um eine Verbindung zueinander und zum gesamten Unternehmen zu spüren. Im Büro findet diese Interaktion quasi den ganzen Tag über auf natürliche Weise statt. Aber selbst erfahrensten Home-Office-Mitarbeitern fällt es mitunter schwer, außerhalb der Büroumgebung eine persönliche Verbindung zu anderen Teammitgliedern aufzubauen. Das kann dazu führen, dass sie die Bindung an das Unternehmen verlieren und sich isoliert fühlen. Planen Sie virtuelle soziale Zusammenkünfte, die nicht arbeitsbezogen sind, damit Teams Kontakte pflegen und Dinge besprechen können, über die normalerweise im Pausenraum oder an der Kaffeemaschine gesprochen worden wäre. Fördern Sie die virtuelle Interaktion zwischen Teammitgliedern und dem Management im gesamten Unternehmen. Ermöglichen Sie auch andere Formen der sozialen Interaktion wie Online-Spiele, Cybersport und Social-Media-Watch-Partys. Aktivitäten dieser Art können den Mitgliedern Ihres Teams helfen, persönliche Beziehungen zueinander aufzubauen und ihre Bindung an das Unternehmen zu stärken.
Im Zuge der Anpassung an diese bewegten Zeiten wird sich die Verlagerung des Arbeitsschwerpunkts ins Homeoffice wahrscheinlich zu einem längerfristigen Trend entwickeln. Unternehmen müssen sich darauf einstellen, dass ihre Mitarbeiter hauptsächlich von außerhalb des Büros arbeiten. Die Berücksichtigung dieser wichtigen Punkte wird Ihrem Unternehmen helfen – so wie sie mir geholfen hat –, dezentrale Teams effizienter zu fördern und zu fordern. Diese werden es Ihnen ihrerseits damit danken, dass sie mehr für das Unternehmen leisten.
