Kunden im Fokus: Automatisierung der Supply-Chain-Konsolidierung und SAP S/4HANA-Umstellung bei Procter & Gamble

Bevor ich bei Basis Technologies anfing, war ich einer der Hauptverantwortlichen für das umfangreiche Transformationsprojekt von Procter & Gamble, um die Lieferkettensysteme von SAP ECC auf S/4HANA zu migrieren. Vor kurzem habe ich an einem Webinar mit einigen meiner ehemaligen P&G-Kolleg:innen und unseren Partnern bei smartShift teilgenommen, um das Projekt, seine Herausforderungen und Erfolge sowie die Erfahrungen zu diskutieren, die andere Unternehmen bei der Planung ihrer eigenen Migrationen machen können.

Das Projekt

Als SAP das Ende des Supports für ECC im Jahr 2027 ankündigte, startete P&G ein umfangreiches unternehmensweites Projekt, um seine Lieferkettenabläufe von ECC auf S/4HANA zu migrieren. Das Hauptziel des Supply Chain Platform Transformation (SCPT)-Projektes bestand darin, Betriebsunterbrechungen zu vermeiden, indem der Verlust des Supports für das ERP-System verhindert wird.

P&G nutzte das Projekt auch als Gelegenheit, seine 10 globalen Supply-Chain-Landschaften auf 4 zu konsolidieren - eine für jede Region: EMEA, Asien, Nordamerika und Lateinamerika.

Die Partner

P&G wusste, dass sie bei einer derart komplexen SAP-Landschaft die Hilfe externer Partner benötigen würden, um eine erfolgreiche Umstellung zu gewährleisten. Basis Technologies ist ein marktführender Anbieter von Automatisierungslösungen für das SAP-Änderungs- und Releasemanagement, auch für S/4-Transformationen und -Upgrades, und smartShift ist ein Pionier in der SAP-spezifischen automatisierten Codebereinigung.

P&G arbeitete mit Basis Technologies und smartShift zusammen, um die vier wichtigsten Ziele für das Projekt zu erreichen:

• Effizienz
• Schnelligkeit
• Minimales Risiko
• Niedrigere Kosten

Während die meisten großen, globalen und komplexen Unternehmen bei der Migration auf S/4HANA mit ähnlichen Herausforderungen konfrontiert sind, stellte die Migration von P&G einige einzigartige Hindernisse dar.

Die Herausforderung

Die größte Herausforderung für P&G bestand darin, die Kontinuität des Geschäftsbetriebs in der gesamten Landschaft zu gewährleisten und gleichzeitig Risiken und Verzögerungen zu minimieren - eine große Herausforderung für jedes SAP-Projekt, insbesondere für ein Projekt, das 10 Jahre dauern sollte.

Erschwerend kam hinzu, dass P&G über eine komplexe, stark angepasste SAP-Landschaft verfügte, die Tausende von Lieferanten, Zehntausende von Kunden und mehr als 1.500 Projekte unterstützte, die gleichzeitig mit dem SCPT-Projekt liefen - und das nur in der EMEA-Region. Bei einer so großen Präsenz und einem so großen Anteil am Unternehmen (allein in der EMEA-Region werden jährlich 21 Milliarden US-Dollar umgesetzt) konnte sich P&G keine Unterbrechung des Geschäftsbetriebs leisten.

P&G entschied sich bei der Migration für einen Lift-and-Shift- oder "hybriden" Ansatz, bei dem eine leere Hülle eines bestehenden ECC-Systems in S/4HANA umgewandelt wird, um während der Umstellung so viele bereits bestehende Prozesse und Anpassungen wie möglich zu erhalten.

Der erste Teil der Herausforderung bei einer so stark angepassten Umgebung bestand darin, jede einzelne Codezeile in der Umgebung zu untersuchen, um festzustellen, was korrigiert werden musste. In der Zwischenzeit müssen bei der Untersuchung und Beseitigung von Objekten kontinuierlich Änderungen an die Umgebung weitergegeben werden, um eine Unterbrechung des Geschäftsbetriebs zu vermeiden. Um die Herausforderung zu verdeutlichen: Von den mehr als 77.000 Objekten, die im ECC-System von P&G vorhanden waren, wurde etwa die Hälfte als relevant für die Beibehaltung und Verlagerung nach S/4HANA erachtet, während etwa 25.000 Transporte gleichzeitig in der bestehenden ECC-Landschaft bereitgestellt werden mussten. Und obwohl P&G 10 Jahre für das Projekt eingeplant hatte, würde man immer noch gegen die angekündigte End-of-Life-Deadline für ECC stoßen, so dass man schnell handeln musste, ohne das Unternehmen einem unnötigen Risiko auszusetzen.

Die einzige Möglichkeit, den Neuaufbau effizient zu gestalten und gleichzeitig den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten, bestand in der doppelten Wartung, d. h. der gleichzeitigen Synchronisierung von Änderungen zwischen mehreren SAP-Systemen in der gesamten Landschaft. Dies ist zwar auch manuell möglich, aber P&G war sich darüber im Klaren, dass dies zu erheblichen Verzögerungen und Risiken für das Projekt führen würde.

Die Lösung

Wie bereits erwähnt, ging P&G eine Partnerschaft mit Basis Technologies und smartShift ein, um seine S/4HANA-Transformation zu automatisieren. Durch einen integrierten Ansatz war P&G in der Lage, seine wichtigsten Herausforderungen zu lösen, indem es die erstklassigen Automatisierungslösungen beider Unternehmen nutzte.

ActiveControl ist die DevOps-Automatisierungsplattform von Basis Technologies, die speziell für die Herausforderungen von SAP entwickelt wurde und eine vollständig automatisierte, durchgängige CI/CD-Pipeline für das SAP-Änderungsmanagement bereitstellt. Die Retrofit-Lösung von smartShift ist direkt in ActiveControl integriert und ermöglicht eine nahtlose duale Wartung und automatisierte Code-Korrektur in einer leistungsstarken Lösung. Während ActiveControl automatisch die Transporte zwischen den Systemen verwaltet und synchronisiert, identifiziert smartShift Retrofit automatisch den notwendigen Code und korrigiert ihn.

Der Vorteil für P&G war sofort ersichtlich, da smartShift in der Lage war, die stark angepasste Umgebung einschließlich ihrer Frameworks, Namenskonventionen und Standards automatisch zu korrigieren.

Um den Geschäftsbetrieb während des S/4HANA-Projekts zu unterstützen, automatisiert ActiveControl die sichere Bereitstellung von 25.000 Transporten pro Jahr durch die ECC-Systeme. Sobald die neuen S/4HANA-Systeme erstellt sind, beginnt ActiveControl mit der nahtlosen, automatischen Wartung in beiden Landschaften. Gemeinsam sorgen ActiveControl und smartShift für die Gesamtverantwortung und Steuerung der dualen Wartung, um sicherzustellen, dass Änderungen korrekt identifiziert, gesteuert und verwaltet werden, und bieten P&G die notwendige Kontrolle.

Auswirkungen der Automatisierung

P&G wusste, dass für eine erfolgreiche Migration eine Automatisierung erforderlich war, da das Projekt sonst einfach zu lange gedauert hätte und zu teuer gewesen wäre.

Bruno Pont, einer der Teilnehmer des Webinars und mein ehemaliger Kollege, Senior Director Global Programs bei P&G, brachte es auf den Punkt: "Ganz einfach, ohne Automatisierung hätten wir dieses Upgrade nicht durchführen können. Entweder hätten wir eine reine Greenfield-Implementierung durchführen müssen, was zu langwierig und unbezahlbar gewesen wäre, oder wir wären ein großes Betriebsrisiko eingegangen, indem wir einfach versucht hätten, es 'manuell' zu machen. Höchstwahrscheinlich hätten wir einfach nicht aktualisiert.”

Er führte weiter aus, dass ohne Automatisierung allein der beträchtliche Umfang der manuellen Tests zu viel Zeit des Teams in Anspruch genommen hätte, wodurch es von der Konzentration auf den Geschäftsbetrieb und strategischeren Aufgaben abgelenkt worden wäre. Die mehr als 70 leistungsstarken, sofort einsatzbereiten Analyzer von ActiveControl boten die Möglichkeit, die Qualität und Sicherheit jeder Version vor dem Einsatz in der Produktion zu gewährleisten, wodurch Systemausfallzeiten praktisch eliminiert wurden. In Kombination mit der Fähigkeit zur nahtlosen Integration mit den besten automatisierten Testwerkzeugen gewann P&G das Vertrauen, sich gleichzeitig auf andere Projekte zu konzentrieren, da es wusste, dass die Änderungen automatisch und fehlerfrei bereitgestellt wurden.

Tatsächlich war P&G in der Lage, Änderungen von ECC zu S/4HANA in Echtzeit zu übertragen, was zu einer Fehlerquote von weniger als 1 % für den benutzerdefinierten Code führte - die geringste Fehlerquote von allen, die während der Umstellung auf S/4HANA getestet wurden. Es wurde erwartet, dass der benutzerdefinierte Code am fehleranfälligsten sein würde, aber stattdessen erwies er sich als das geringste Risiko.

Um die Kontinuität des Geschäftsbetriebs während des gesamten Projekts zu gewährleisten, benötigte P&G eine strenge Kontrolle für die Nachverfolgung aller Änderungen, um eine größere Transparenz zu ermöglichen, damit Fehler schnell gefunden und behoben werden konnten. Während des gesamten Aufbaus verfolgte ActiveControl jede Änderung in jedem Schritt des Prozesses, um eine granulare Ansicht der Änderungen zu bieten, die es P&G ermöglichte, schnell zu identifizieren und zu verfolgen, wo Probleme auftraten. Es wurde eine fehlerfreie, einsatzbereite Lösung bereitgestellt, die wenig bis gar keine manuelle Beteiligung oder Überwachung durch P&G erforderte, wodurch Kapazitäten frei wurden, um sich auf wertschöpfungsintensivere Aufgaben zu konzentrieren, einschließlich der 1.500 anderen Projekte, die geschäftliche Innovationen liefern.

Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Blogs hat smartShift 1,3 Millionen Fehler identifiziert und behoben, deren manuelle Behebung P&G mehr als 42.000 Personentage gekostet hätte, und ActiveControl verwaltet nahtlos mehr als 6.000 Transporte zwischen ECC und S/4HANA ohne Fehler.

Erkenntnisse

Meine Kolleg:innen bei P&G haben einige wertvolle Ratschläge für Unternehmen gegeben, die ihre eigene S/4HANA-Migration planen:

• Suchen Sie sich fachkundige Partner, die Sie bei der Optimierung und Risikominimierung des Projekts unterstützen - Experten wie smartShift und Basis Technologies, die über jahrzehntelange Erfahrung verfügen und Unternehmen dabei helfen, schnell und sicher Geschäftsinnovationen in SAP umzusetzen.
• Setzen Sie Automatisierungswerkzeuge frühzeitig ein, um die bestehende Umgebung für den Erfolg vorzubereiten. Sobald das erste S/4-System aufgebaut ist, müssen Sie mit der doppelten Wartung beginnen. Wenn Sie also die Infrastruktur und die Erfahrung bereits im Vorfeld bereitstellen, kann dies den Übergang erleichtern.
• Automatisierung sorgt für die nötige Zuverlässigkeit, um die Geschäftskontinuität und eine nahtlose Migration zu gewährleisten.
• Informieren Sie sich über Angebote jenseits von SAP, insbesondere für komplexe Umgebungen. P&G stellte fest, dass die internen SAP-Tools nicht alle Funktionen boten, die für eine sichere und effiziente Umstellung erforderlich waren.
• Beziehen Sie die Fachabteilungen frühzeitig ein, damit sie die Verantwortung für die Veränderungen übernehmen können. Dies schafft Möglichkeiten für die Modernisierung, da die Fachabteilungen Funktionen und technische Verbindungen anfordern können, während alles aufgebaut wird, und so schneller einen Mehrwert erhalten.

Die Reise jedes Unternehmens zu S/4HANA wird anders verlaufen und einzigartige Herausforderungen mit sich bringen, aber ein Blick auf die Geschichte von P&G kann anderen Unternehmen viele Erkenntnisse liefern.

Fazit

Auch wenn viele Unternehmen nicht die Komplexität von P&G aufweisen, ist es dennoch eine gute Idee, die eigene Landschaft zu untersuchen, um herauszufinden, wo Automatisierung eingesetzt werden kann, um Kosten, Zeit und Risiko des Projekts zu reduzieren.

Dank der SAP-spezifischen Automatisierung von ActiveControl und smartShift ist P&G mit seinem Migrationsprojekt auf dem richtigen Weg, der Geschäftsbetrieb läuft ohne Unterbrechung weiter, und der benutzerdefinierte Code, der als große Schwachstelle erwartet wurde, war überhaupt kein Risiko.

Sehen Sie sich die Aufzeichnung des Webinars an, um die ganze Geschichte zu hören und mehr darüber zu erfahren, wie ActiveControl und smartShift dazu beitragen können, Ihre S/4HANA-Transformation zu beschleunigen und Risiken zu minimieren, oder setzen Sie sich noch heute mit uns in Verbindung.