Einleitung

„Ein neues ERP-System! Muss das sein?“…
Dazu könnte das Feedback von Fachanwendern entweder so aussehen:
„Endlich! Wir brauchen die Anwendungen und Technologien, um unser Unternehmen besser aufzustellen.“

oder so:

„Oh je, eine neue Systemimplementierung? Bekommen wir von der IT endlich das, was wir wollen oder wieder das, von dem sie DENKEN, dass wir es brauchen – 6 Monate zu spät und dann noch weitere 6 Monate zur Stabilisierung?“

Die Implementierung eines ERP-Systems ist eines der wichtigsten IT-Projekte, das sich ein Unternehmen vornehmen kann. Bei richtiger Umsetzung bekommt das Unternehmen damit neue Tools und Technologien, die es zu Höchstleistungen befähigen. – Laufen die Dinge aber nicht nach Plan, können die Folgen katastrophal sein.

Es stellt sich also die Frage: Was macht solche kritischen Projekte aus und woran können sie scheitern?

Wie bei den meisten IT-Projekten gibt es drei wesentliche Erfolgsfaktoren: Menschen, Prozesse und Technologien.

Auch wenn der Faktor „Mensch“ wahrscheinlich die größte Herausforderung darstellt, glaube ich, dass wir viele der damit zusammenhängenden Probleme lösen können, wenn wir es mit den Faktoren „Prozess“ und „Technologie“ richtig machen.

Denn die meisten Menschen wünschen sich für ihre Arbeit ein besseres System oder eine bessere Vorgehensweise. Kaum jemand würde wohl ein Projekt sabotieren, von dem er profitieren kann.

In diesem ersten Teil unseres zweiteiligen Blogs werden wir untersuchen, was einen „richtigen Prozess“ ausmacht und welche Vorteile er bringen kann. Im zweiten Teil werden wir uns dann genauer anschauen, welche Technologien verfügbar sind und wie sie den vorgeschlagenen Prozess unterstützen.

Was macht einen „richtigen Prozess“ aus?

Lange Zeit bestand der „richtige Prozess“ darin, viel Zeit für die Festlegung der Software-Anforderungen aufzuwenden, bevor auch nur eine einzige Codezeile geschrieben oder konfiguriert wurde. Dieser Ansatz war früher sinnvoll, da Rechenleistung sehr teuer war und nicht viele Werkzeuge zur Verfügung standen, um die Neuentwicklung oder das Refactoring von Code zu vereinfachen. Es wurde also darauf geachtet, genau zu wissen, was wir entwickeln sollten, bevor wir mit der Entwicklung begannen.

Das Problem bei diesem Ansatz war, dass die Fachanwender das System erst viel später im Prozess zu Gesicht bekamen und ausprobieren konnten, nämlich wenn es bereits entwickelt war.

Wenn Sie davon begeistert sind, ist alles gut. Aber es hat sich gezeigt, dass viele dieser Projekte scheitern, weil das Endergebnis meistens nicht das ist, was die Fachanwender wollen. Tatsache ist, dass Menschen besser ausdrücken und vermitteln können, was sie wirklich wollen, wenn sie die Dinge vorher sehen, berühren und ausprobieren können. Die Vorstellung, dass wir alle Anforderungen eines Systems im Voraus perfekt erfassen können, ist falsch.

Wir dürfen auch nicht vergessen, dass sich die Welt ständig verändert und dass die Anforderungen eines Unternehmens vor 6 Monaten möglicherweise andere waren als die heutigen.

Der „richtige Prozess“ muss diesen speziellen Herausforderungen gerecht werden.

Die Massenverfügbarkeit von Computerressourcen und die Verbreitung von Tools und Technologien in der Softwareentwicklung haben uns jetzt glücklicherweise neue Möglichkeiten für einen agileren Ansatz mit mehr Zusammenarbeit bei der Auslieferung von Systemen eröffnet.

Es geht nicht mehr darum sicherzustellen, dass alle Anforderungen vollständig und genau erfasst werden, bevor der Build-Prozess beginnen kann. Heute arbeiten IT-Teams und Fachanwender während der gesamten Implementierung zusammen und verfeinern die Anforderungen, während die IT schon kleine Teile der Funktionen bereitstellt, um schnelles Feedback zu erhalten.

Dies verkürzt die Wege zwischen gestellten Anforderungen und gelieferten Ergebnissen, und wenn sich die Geschäftsprioritäten mitten in der Implementierung ändern, kann die IT problemlos nachsteuern.

Dieser Ansatz, der allgemein als agile Entwicklung bezeichnet wird, hat sich in der Nicht-SAP-Welt überwiegend als erfolgreich erwiesen. Jetzt ist es an der Zeit, diesen Ansatz in SAP zu übernehmen – auch für Implementierungen.

Vorteile eines agilen Prozesses für die ERP-Implementierung

1. Liefern, was Fachanwender möchten, nicht was die IT für nötig hält…

Die Hauptfunktion eines ERP-Systems besteht darin, eine einheitliche Plattform bereitzustellen, über die Geschäfte abgewickelt und gefördert werden. Das ERP-System muss die zahlreichen Geschäftsprozesse unterstützen, an denen Personen im gesamten Unternehmen beteiligt sind. Dazu soll es Funktionen zur Verfügung stellen, mit denen die Menschen ihre Arbeit besser erledigen können.

Was bedeutet das?

Für Vertriebsmitarbeiter bedeutet das z. B., dass sie es einfacher haben, ein Angebot mit Preisangabe zu erstellen, das automatisch in eine Bestellung umgewandelt werden kann, wenn sich ein Kunde für den Kauf entscheidet – vielleicht auch mit Informationen, um Upsells, Cross-Sells und aktuelle Angebote vorzuschlagen.

Fachanwender in der Auftragsabwicklung könnten diesen Auftrag schnell und effizient bearbeiten, wobei nur minimale Anteile der Aufgaben neu eingegeben bzw. wiederholt werden müssen.

Um den Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden, ist es daher entscheidend, während des gesamten Implementierungsprojekts ständig mit den Fachanwendern in Kontakt zu bleiben. Nur so können deren Anforderungen an das System kontinuierlich erfasst und validiert werden.

So selbstverständlich dies auch klingt – die Realität ist seit vielen Jahren eine andere. Denn Änderungen von Anforderungen und „Scope Creep“ – also die schleichende Ausweitung des Projektumfangs – gehören zu den größten Herausforderungen für die termingerechte Auslieferung von IT-Projekten.

Mit einem von der „richtigen Technologie“ unterstützten agilen Prozess können IT-Teams, die für die Auslieferung einer ERP-Implementierung verantwortlich sind, dieses Problem lösen. Dies verbessert nicht nur die Kundenzufriedenheit, sondern auch den Gesamterfolg des Projekts.

2. Schnelle und frühzeitige Auslieferung…

Wir leben in einer Welt, in der alles auf Anhieb funktionieren soll, wie auch die Anwender. Die Frage, die sie immer stellen, wenn wir ihnen mitteilen, dass wir ein neues ERP-System implementieren, lautet: „Wann können wir es haben?“

Wir leben in einer stark vernetzten Welt, wie auch die Anwender. Wenn wir ihnen sagen, dass sie ihr System in 6 Monaten haben, kommt garantiert folgende Reaktion: „Ich habe einen Bekannten im Unternehmen XY. Dort haben sie das ERP-System schon nach 4 Wochen bekommen… Können Sie mir sagen, warum Sie 6 Monate dafür brauchen?”

Wir leben in einer Welt mit kurzen Aufmerksamkeitsspannen, wie auch die Anwender. Es ist viel besser, ihnen so früh wie möglich etwas zu geben, das sie sehen und ausprobieren können, als ihnen zu sagen, sie sollen sich vorstellen, wie das System irgendwann aussehen wird.

Mit einem agilen Prozess, der von der richtigen Technologie unterstützt wird, können IT-Projektteams das SAP-System frühzeitig ausliefern, was dem Unternehmen zwei große Vorteile bietet:

1. Die Fachanwender können frühzeitig Feedback geben, damit das Team liefern kann, was die Anwender wünschen, und nicht das, was das IT-Team für nötig hält.
2. Sie werden auch froh sein, dass sie jetzt ihren Bekannten im Unternehmen XY voraus sind!

3. In hoher Qualität ausliefern…

Um das Vertrauen und die Beziehungen zu verspielen, gibt es keine sicherere Methode, als zu viel zu versprechen und zu wenig zu liefern. Wenn IT-Teams den Fachanwendern ein neues ERP-System versprechen, mit dem sie ihre täglichen Aufgaben besser erledigen können, sollten sie dieses Versprechen also besser erfüllen.

Wie können sie das machen?

Als erstes können sie sicherstellen, dass die Implementierung des ERP-Systems in höchster Qualität erfolgt. Dies bedeutet: Vermeiden von unerwarteten Problemen, ausgebremsten Systemen, rot blinkenden Lichtern und dröhnenden Alarmen, die Systemausfälle melden.

Wenn Sie der Meinung sind, dass ausgiebige, wiederholte Tests die beste Strategie sind, haben Sie prinzipiell Recht. Aber wie soll man ausgiebig testen, wenn schnell und früh geliefert werden soll? Auch der Kostenfaktor ist zu berücksichtigen, insbesondere wenn Ihnen der CFO im Nacken sitzt und sagt: „Ihr IT-Leute gebt zu viel Geld aus. Die Kosten müssen reduziert werden!“

Der agile Prozess integriert eine Qualitätskomponente, und der Shift-Left-Ansatz, insbesondere wenn er von der richtigen Automatisierungstechnologie unterstützt wird, trägt dazu bei, technische Probleme zu beseitigen und Tests zu beschleunigen.

4. Ausliefern mit höchstem Maß an Kontrolle

Die Geschäftswelt wurde durch Finanzskandale wie denen bei Enron und WorldCom verändert. Deshalb steht Governance heute im Bewusstsein der Vorstände von Unternehmen ganz oben.

Die Implementierung eines ERP-Systems ist kein kleines Projekt. Da es das System sein soll, mit dem das Unternehmen geführt und vorangebracht wird, enthält es die wichtigsten Informationen, wie z. B. die Finanzdaten.

Die Finanzdaten und die damit verbundenen Systeme müssen geprüft werden, und von daher müssen alle Abläufe im ERP-System überprüfbar sein.

Ist es zu viel verlangt – für ein bereits unterbesetztes IT-Team, das schnell liefern muss –, dass alle Konfigurationsschritte und Änderungen am System dokumentiert werden sollen und überprüfbar sein müssen?

Natürlich ist es das! Auch IT-Teams bestehen aus Menschen und nicht aus Robotern. Sie sind aber hochqualifiziert in den Bereichen Technologie und Automatisierung.

Daher können IT-Teams mit einem agilen Prozess, der von der richtigen Technologie unterstützt wird, ERP-Systeme bereitstellen, die in hohem Maße nachprüfbar sind und den hohen Governance-Standards der heutigen Welt entsprechen.

5. Mit dem richtigen Wachstumsfundament ausliefern

Der letzte Vorteil, den ich ansprechen möchte, ist das Wachstum. Die erfolgreiche Implementierung eines ERP-Systems ist nur der Beginn einer langen Reise.

In den nächsten 5, 10 oder sogar 15 Jahren wird das ERP-System weiterwachsen und das Unternehmen auch dann unterstützen, wenn es sich weiterentwickelt, um den sich ständig ändernden Marktbedingungen gerecht zu werden.

Mit anderen Worten: Das ERP-System ähnelt einem Lebewesen, das sich weiterentwickeln muss. Die IT muss es kontinuierlich verbessern, aktualisieren und ändern.

So wichtig es für Eltern ist, einem Kind so früh wie möglich die richtigen Grundlagen zu geben, damit es sich optimal entwickeln kann, ist auch für die IT der beste Zeitpunkt, bei der Verwaltung eines ERP-Systems hohe Standards einzuführen, der frühestmögliche. Anschließend müssen sie nur noch beibehalten und weiterentwickelt werden.

Wenn man genauer hinschaut, bietet ein agiler Prozess viel mehr Entwicklungspotenzial für die Bereitstellung von Softwareänderungen als der traditionelle Ansatz.

Durch die Einführung von Agilität bei der Implementierung eines ERP-Systems schafft das Team die richtige Grundlage, um zukünftige Arbeitsmethoden, einschließlich der Einführung von DevOps, zu unterstützen.

Zusammenfassung

Die Implementierung eines ERP-Systems ist für jedes Unternehmen ein riesiges Projekt. Das Unternehmen wächst und braucht zur Unterstützung ein besseres System.

Mit dem System soll das Unternehmen geführt und vorangebracht werden. Das bedeutet, dass wir in der IT sicherstellen müssen, dass das System…

1. so funktioniert, wie es das Unternehmen möchte, und nicht, wie es die IT für nötig hält
2. so schnell wie möglich ausgeliefert wird
3. in hoher Qualität ausgeführt wird
4. mit einem hohen Maß an Kontrolle und Governance bereitgestellt wird
5. mit dem richtigen Fundament ausgestattet ist, um viele weitere Jahre Wachstum und Wandel zu unterstützen.

Mit einem agilen Prozess kann die IT ein solches System implementieren. Wie bereits erwähnt, reicht der richtige Prozess allein jedoch nicht aus. Er muss von der richtigen Technologie unterstützt werden. In meinem nächsten Beitrag werde ich mich mit der Technologie befassen und darstellen, wie sie diesen neuen Ansatz zur Implementierung von SAP-Systemen unterstützen kann.