Integration von ServiceNow und ActiveControl für das automatisierte SAP-Änderungsmanagement

„Nichts ist so beständig, wie die Veränderung“

Das ist eine der wenigen Aussagen, die mir aus der Seele gesprochen und einen bleibenden Eindruck bei mir hinterlassen haben, als ich vor mehr als 20 Jahren meine berufliche Laufbahn in der IT begann. Seitdem hat sich der Wandel noch rasant beschleunigt. Die Technologie hat neue Möglichkeiten eröffnet und IT-Teams waren stets an vorderster Front dabei, wenn es darum ging, Veränderungen in Unternehmen möglich zu machen.

Die IT schuf also die Voraussetzungen für Veränderungen, aber das Änderungsmanagement in der IT blieb stets eine Herausforderung. Anfang der 2000er Jahre erfolgte die weitgehende Formalisierung des praktizierten IT-Service-Managements (ITSM) durch Einführung der IT Infrastructure Library (ITIL). Damit hielten dringend benötigte Standards und Best Practices für das Management und die Kontrolle von Änderungen Einzug in die IT.

Mit ITSM kam auch eine neue Generation unterstützender Technologien von Anbietern wie BMC, HP, IBM und in jüngerer Zeit ServiceNow.

Was ist ServiceNow?

ServiceNow ist ein moderner, cloud-basierter SaaS-Anbieter (Software-as-a-Service), der eine Enterprise-ITSM-Plattform liefert, die vollständig über das Internet bereitgestellt wird. Mit einem Marktanteil von 51,1 % im Jahr 2019 (laut Gartner Magic Quadrant für IT-Servicemanagement-Tools 2019) ist ServiceNow mittlerweile die beliebteste Enterprise-ITSM-Lösung.

Das heißt, dass ServiceNow für viele Unternehmen die De-facto-Plattform ist, über die Benutzer in Unternehmen Support- oder Änderungsanforderungen an IT-Abteilungen schicken.

Zudem heißt es auch, dass IT-Teams die Plattform selbst nutzen, um den Prozess der Genehmigung, Implementierung und Freigabe der Änderungen, die aus diesen Anforderungen hervorgehen, zu verwalten und zu steuern.

ServiceNow verwaltet den Lebenszyklus von Änderungsanforderungen, nicht jedoch ihre technische Implementierung.

Nehmen wir als Beispiel eine Änderungsanforderung vom Unternehmen, nach der einer mobilen Anwendung eine neue Funktion hinzugefügt werden soll. Die Funktionsanforderung kann in der Praxis in separaten technischen Änderungsanforderungen münden – eine für die mobile Anwendung und eine für das Backend-System wie SAP.

Die Implementierung und Bereitstellung dieser technischen Änderungsanforderungen wird unterschiedlich gehandhabt und hängt stark von der zu ändernden Technologie ab.

SAP-Änderungen und ActiveControl

In SAP werden Änderungen (Entwicklung und Customizing) zuerst in dem Entwicklungssystem implementiert, welches im Change Request benannt wurde. Diese Änderungen werden in Transporten abgespeichert. Diese wandern dann durch die SAP-Systemlandschaft (in der Regel bestehend aus Entwicklungs-, Qualitätssicherungs-, Vorproduktions- und Produktionssystem) und folgen dabei einem vordefinierten Transportpfad.

„Quality Gates“ entlang des Transportpfads stellen sicher, dass ordnungsgemäße Überprüfungen und Tests erfolgen sowie die benötigten Genehmigungen eingeholt werden, bevor die Transporte ein System verlassen und in das nächste System auf dem Pfad importiert werden dürfen.

Diese Quality Gates werden jedoch manuell erzwungen.

Das heißt, dass die Dokumentation zu den Transporten in der Regel mit Microsoft Word oder Excel gepflegt wird und Genehmigungen meistens per E-Mail eingeholt werden.

Sobald die Genehmigungen vorliegen, stellen Basis-Teams die Transporte zur Verfügung und importieren sie gemäß den Anweisungen des Entwicklungsteams aus Word-Dokumenten oder Excel-Arbeitsblättern in der richtigen Reihenfolge in das Zielsystem.

Erfolg oder Misserfolg hängen dabei weitgehend von der Richtigkeit der Dokumentation sowie der Fähigkeit des Basis-Teams ab, diese Anweisungen exakt zu befolgen.

Das mag unkompliziert klingen, in der Praxis können jedoch Fehler mit äußerst lästigen Folgen passieren, wenn viele Transporte innerhalb kurzer Zeit bereitgestellt werden müssen.

Wie Sie sich wahrscheinlich vorstellen können, muss es dafür einen besseren Weg geben …

ActiveControl von Basis Technologies liefert die Automatisierungstechnologie, die auf digitalem Weg die „Quality Gates“ durchsetzt und zudem die Bereitstellung der Transporte in der richtigen Reihenfolge und Sequenz automatisiert und damit sicherstellen kann, dass alle Abhängigkeiten geprüft werden. Das beschleunigt den Prozess und senkt gleichzeitig das Risiko, das in der Regel mit Änderungsbereitstellungen in SAP einhergeht.

Warum ist die Integration zwischen ServiceNow und ActiveControl wichtig?

ServiceNow ist die Plattform, die die Änderungsanforderung auf Geschäfts- und Unternehmensebene verwaltet und steuert; ActiveControl hingegen unterstützt die tatsächliche Implementierung dieser Änderungsanforderung auf SAP-Ebene.

Angesichts verschiedener Tools, die Aspekte desselben Prozesses verwalten, entscheiden sich viele Kunden von Basis Technologies mittlerweile dafür, ActiveControl und ServiceNow zu verbinden, um einen einzigen automatisierten Workflow für das Änderungsmanagement bereitzustellen. Dafür gibt es mindestens drei wichtige Gründe …

Erstens: Steuerung.

SAP ist bei vielen Unternehmen das zentrale System. Daher müssen alle daran vorgenommenen Änderungen kontrolliert erfolgen und überprüfbar sein. Überprüfbarkeit heißt, dass jede in das SAP-System übernommene Änderung zu seiner ursprünglichen Quelle zurückverfolgbar sein muss (in diesem Fall wäre das die Änderungsanforderung vom Unternehmen).

Zweitens: Geschwindigkeit und Genauigkeit.

Durch die Integration von ServiceNow und ActiveControl wird sichergestellt, dass das SAP-Team sofort über die betreffende Änderungsanforderung in ActiveControl benachrichtigt wird, wenn die Implementierung einer Geschäftsänderungsanforderung genehmigt wird. Durch die Integration wird sichergestellt, dass alle wichtigen Informationen aus der Änderungsanforderung in ServiceNow jetzt in dem vom SAP-Implementierungsteam verwendeten ActiveControl exakt repliziert werden.

Drittens: Kommunikation und Kundenerfahrung

Wenn eine Änderung ihren Prozess in SAP durchläuft, sind dank des integrierten Workflows keine manuellen Aktualisierungen mehr erforderlich, um den Status der Änderungsanforderung in ServiceNow auf dem neuesten Stand zu halten. Sie haben richtig gehört: keine manuelle Doppelerfassung mehr! Während die Änderung die verschiedenen Quality Gates in der SAP-Landschaft passiert, hält ActiveControl die ServiceNow-Änderungsanforderung automatisch auf dem neuesten Stand und stellt sicher, dass das Unternehmen über den Fortschritt der angeforderten Änderung auf dem Laufenden gehalten wird.

Wie funktioniert das?

Das folgende Diagramm gibt einen Überblick über die Funktionsweise der Integration. Jeder gezeigte Schritt wird im Abschnitt unter dem Diagramm ausführlicher beschrieben.

1. Die Integration beginnt, wenn eine Änderungsanforderung in ServiceNow zur Implementierung in SAP genehmigt wurde. Wenn das der Fall ist, erstellt die ServiceNow- Integration eine entsprechende Business Task in ActiveControl.
   
2. SAP-Entwickler beginnen mit der Implementierung der Änderungen aufgezeichnet in SAP-Transporten. In ActiveControl kann eine Regel aktiviert werden, die durchsetzt, dass die Transporte immer mit der Business Task verknüpft sein müssen. Mehrere Transporte über mehrere Systemlandschaften hinweg können zu einer einzigen Geschäftsaufgabe verknüpft werden. Beispielsweise könnte es einen Transport für ECC und einen weiteren zugehörigen Transport für CRM geben. Auf diese Weise kann ActiveControl diese Änderungen im Verbund als eine Funktionseinheit bereitstellen.
   
3. SAP-Entwickler stellen sicher, dass ihre Entwicklungsarbeit abgeschlossen und Unittests durchgeführt wurden.
   
4. Eines der in ActiveControl eingerichteten Quality Gates erzwingt, dass Komponententests abgeschlossen sein müssen, bevor der Transport in das nächste System übergeben werden kann. Darüber hinaus kann ActiveControl eine automatisierte Analyse der Codequalität auslösen, um auf mögliche Entwicklungsprobleme in Bezug auf Standards, Performance und Sicherheit aufmerksam zu machen.
   
5. Sobald die Komponententests durchgeführt und die Ergebnisse der automatisierten Analyse akzeptiert wurden, erzwingt ActiveControl, dass ein ausgewiesener Peer-Reviewer eine Peer-Review durchführen und seine Genehmigung erteilen muss, bevor der Transport für die Qualitätssicherung freigegeben werden kann.
   
6. In der Zeit, in der all dies in der SAP-Umgebung abläuft, müssen Ihre Benutzer auf dem neuesten Stand gehalten werden. ActiveControl aktualisiert den Status in der ServiceNow-Änderungsanforderung, damit das Unternehmen sehen kann, dass seine Anforderung jetzt einer Peer-Review unterzogen wird.
   
7. Wenn der Peer-Review erfolgt ist und die Änderung genehmigt wurde, werden Transporte automatisch vom Entwicklungssystem freigegeben und in das Qualitätssicherungssystem importiert. ActiveControl stellt sicher, dass dies in der richtigen Reihenfolge und mit den richtigen Abhängigkeiten erfolgt. Wenn mehrere Transporte über verschiedene Lösungen hinweg stattfinden, z. B. ECC und CRM, stellt ActiveControl zudem sicher, dass diese Bereitstellungen ordnungsgemäß koordiniert und als Änderungseinheit ausgeführt werden.
   
8. Sobald die Änderungen erfolgreich in das Qualitätssicherungssystem importiert wurden, benachrichtigt ActiveControl die Tester, dass sie mit dem Testen beginnen können.
   
9. Bestandteil von ActiveControl ist eine „Test Impact Radar“ genannte Analyse, die eine automatisierte Auswirkungsanalyse für die Transporte durchführen und die betroffenen SAP-Berührungspunkte melden kann, z. B. ein Programm, eine Funktion, eine Transaktion oder sogar einen Geschäftsprozess, der von dieser Änderung betroffen ist. Dadurch können die Tester schnell ermitteln, was sie für die betreffende Änderung testen müssen.
   
10. Nach Abschluss der Tests aktualisiert ActiveControl ServiceNow erneut, damit Ihre Benutzer auf dem Laufenden bleiben. Jetzt müssen die Transporte noch vom Change Advisory Board (CAB) genehmigt werden, damit sie für die Produktion freigegeben werden können.
    
11. Das CAB genehmigt die Änderung in ActiveControl zur Freigabe für die Produktion.
    
12. ActiveControl importiert die genehmigten Transporte automatisch in die Produktion.
    
13. Wenn die Bereitstellung erfolgreich war, führt ActiveControl eine letzte Aktualisierung der Änderungsanforderung in ServiceNow durch. Jetzt kann das Ticket in ServiceNow geschlossen werden.

Fazit

ServiceNow ist mittlerweile wohl die beliebteste Enterprise-ITSM-Lösung, und ActiveControl ist die führende Plattform für die Automatisierung von Änderungen und deren Freigabe, die speziell für SAP entwickelt wurde. Angesichts dessen überrascht es nicht, dass dies eine der Integrationen mit dem größten Verbreitungsgrad bei unseren Kunden ist.

Die durch diese Integration erzielte Automatisierung bedeutet für unsere Kunden, dass diese jetzt von einer durchgängigen Rückverfolgbarkeit für jede SAP-bezogene IT-Änderungsanforderung profitieren – und zwar von dem Zeitpunkt an, zu dem die Änderungsanforderung vom Unternehmen gestellt wird, bis hin zu ihrer detaillierten Implementierung, Prüfung und Genehmigung, die mit der Bereitstellung der Änderung in SAP einhergehen.

Das erhöht sowohl die Zufriedenheit der Benutzer, weil sie über die Fortschritte der IT auf dem Laufenden gehalten werden, als auch der IT, weil sie durch die Integration nicht zwei Systeme verwenden muss, die manuell aktualisiert werden müssen. Und das Beste daran: SAP-Änderungen können schneller und mit weniger Risiko ausgeliefert werden.

Wenn Sie die Integration von ActiveControl und ServiceNow in Aktion erleben möchten, schauen Sie sich dieses Video an. Wir würden gern mit Ihnen besprechen, welche Vorteile ein komplett automatisierter Änderungsmanagement-Workflow Ihrem Unternehmen bringen könnte.