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Vistaprint hat mit ActiveControl die agile SAP-Entwicklung in die Realität umgesetzt

Das Unternehmen hat die agile SAP-Entwicklung im Rahmen einer unternehmensweiten Transformation erfolgreich eingeführt.

SAP-Systeme sind für ihre breite Palette an leistungsstarken End-2-End-Geschäftsprozessen bekannt. Doch Unternehmen werden häufig durch die komplexe SAP-Architektur daran gehindert, agile Entwicklungspraktiken zu nutzen und bleiben nicht selten hinter ihren schnell agierenden Wettbewerbern zurück.

Als das führende E-Commerce-Unternehmen Vistaprint seine SAP-Abläufe an die unternehmensweite agile Transformation anpassen musste, erwies sich die Automatisierung als wesentlicher Bestandteil der Lösung.

Wir haben die gesamte Erfolgsgeschichte in einem Webinar von Basis Technologies erfahren. Zwei anwesende SAP-Experten von Vistaprint erläuterten, wie Automatisierung die agile Entwicklung in SAP unterstützt und die Umstellung des Unternehmens auf S/4HANA vereinfacht.

Sie können sich das Webinar auf Abruf ansehen. Falls Sie unter Zeitdruck stehen, haben wir hier für Sie die wichtigsten Punkte der Transformationsgeschichte von Vistaprint festgehalten.

Vom Startup zum globalen Unternehmen

Vistaprint wurde 1995 als Startup gegründet und ist in den letzten 25 Jahren rasant gewachsen. Im Jahr 2019 beschäftigte das Unternehmen mehr als 6.500 Mitarbeiter und erzielte mit über 20 E-Commerce-Standorten weltweit einen Umsatz von 1,5 Mrd. EUR.

Das Unternehmen begann einst als Druckerei und hat massiv expandiert. Heute ist Vistaprint ein Technologieunternehmen, das sich auf die Individualisierung von Produkten spezialisiert hat und eine riesige Angebotspalette abdeckt – von der Visitenkarte über das Weihnachtsgeschenk bis hin zu digitalen Marketing- und Designservices.

Vistaprints Anpassungsgeschwindigkeit verlangsamte sich zunehmend, während es zu einer globalen E-Commerce-Marke mit immer mehr Standorten und einer großen Anzahl von Prozessen heranwuchs. Daher leitete Vistaprint 2013 unternehmensweit einen agilen Transformationsprozess ein, um die Entwicklungs-Streams zu beschleunigen, den Concept-2-Cash-Prozess zu verkürzen und schneller auf Kundenbedürfnisse reagieren zu können.

Für ein Unternehmen, das ungefähr 100.000 Bestellungen pro Tag abwickelt und nach einem Just-in-Time-Fertigungsmodell arbeitet, ist die Fähigkeit, Änderungen schnell zu implementieren, von entscheidender Bedeutung. Das SAP-Team von Vistaprint wusste, dass es sich an eine agile Arbeitsweise anpassen musste, um mit diesem Tempo mithalten zu können. Man musste sich auf die unternehmensweite Transformation ausrichten und schließlich eine reibungslose Migration zu S/4HANA umsetzen.

Angesichts der technischen Architektur von SAP war sich das Team bewusst, dass große Herausforderungen bevorstehen würden.

Agilität in SAP wird zur Wirklichkeit

Das SAP-Team von Vistaprint entwickelte einen klaren dreistufigen Plan, um die Umstellung auf die agile Methodik zu unterstützen. Dieser Plan beinhaltete Mitarbeiterschulungen, die Anpassung der betrieblichen Prozesse und den Einsatz von Automatisierungstechnologien.

Der erste Schritt war unkompliziert. Zu Beginn des SAP-Projekts im Jahr 2017 befand sich Vistaprint bereits vier Jahre im unternehmensweiten agilen Transformationsprozess. Es war also bereits eine Roadmap für den kulturellen Wandel etabliert.

Vistaprint begann mit der Idee, das SAP-Team in Einheiten unterschiedlicher Größe aufzuteilen, um autonomes Arbeiten zu fördern. Diese Einheiten wurden als Squads, Tribes, Chapter und Guilds bezeichnet – ein Ansatz, der ursprünglich von Spotify stammt.

Im zweiten Schritt ermittelte das SAP-Team, wie der Entwicklungsprozess auf einen zweiwöchigen Sprintzyklus umgestellt werden kann, der anderen unternehmensweit angewandten agilen Methoden ähnelt. Dadurch hätte das Team die Möglichkeit, Misserfolge schnell zu erkennen und sich schnell wieder davon zu erholen.

Und schließlich suchte das Team nach einem SAP-spezifischen Automatisierungstool, das die gesamte Umstellung auf agile Methoden ermöglichte. Es musste ein Tool gefunden werden, das einen Großteil des manuellen Aufwands im Entwicklungsprozess eliminiert, die technische Komplexität verringert und eine zentrale Datenquelle für Änderungsmanagement schafft.

„Bei der Einführung agiler Entwicklung in unserem SAP-Team gingen wir genauso vor wie der Rest des Unternehmens: mit dem Fokus auf Ergebnissen statt auf Lösungen“, so Mukul Agrawal, Head of ERP bei Vistaprint. „Wir haben uns gefragt: „Was wollen wir durch Automatisierung erreichen?“ Die Antwort war: kürzere Markteinführungszeiten und schnelleren Mehrwert für unsere Kunden.“

Automatisierung in SAP mit ActiveControl

Um Automatisierung in SAP möglich zu machen, nutzte das SAP-Team von Vistaprint ActiveControl von Basis Technologies – die Automatisierungstechnologie für Änderungsmanagement.

Durch die Automatisierung von erheblichen Anteilen des manuellen Aufwands im Auslieferungszyklus konnte das SAP-Team die Entwicklung, das Testen und die Bereitstellung von Änderungen beschleunigen. Transporte können jetzt täglich auf Produktionssystemen bereitgestellt werden, wodurch ein kontinuierlicher Fluss neuer und aktualisierter Funktionen ermöglicht wird. „Die tägliche Freigabe von Änderungen für die Produktion ist ein Segen“, meint Mukul Agrawal. „Wenn Sie an einem Tag ein Testfenster verpassen, müssen Sie nicht drei Wochen auf den nächsten Zyklus warten. Sie können die Änderung gleich am nächsten Tag bereitstellen.“

Das SAP-Team von Vistaprint gewann auch mehr Transparenz und Kontrolle über den gesamten Prozess und erhöhte das Vertrauen darin auf ganzer Linie. Mit einer zentralen Datenquelle für die gesamte Organisation haben einzelne Teams jetzt mehr Autonomie und sind weniger auf das zentrale Basisteam angewiesen.

„Nach meinen Erfahrungen mit mehreren Änderungsmanagement-Tools gehört ActiveControl bei der technischen Einrichtung zu den einfachsten und schnellsten“, bemerkt Agrawal. „Das Tool ist sehr ausgefeilt und die Lernkurve ist kurz. Es bietet sofort einsetzbare Integrationen für alle Arten von SAP-Systemen und viele der gängigen Ticketing-Tools wie Jira und ServiceNow.“

Nahtlose Migration zu S/4HANA

Neben der Umstellung auf agile SAP-Entwicklung hat Vistaprint kürzlich nach dem Brownfield-Ansatz das lokale ECC-System auf S/4HANA in der HANA Enterprise Cloud migriert. – ActiveControl spielte hier eine Schlüsselrolle.

Mit der Merge-Funktion von ActiveControl konnte Vistaprint viele der manuellen Prozesse automatisieren, die die Migrationsprojekte verlangsamt hätten, und dadurch eine reibungslose Migration in nur acht Monaten erreichen. Die S/4HANA-Systeme wurden bei vorgenommenen Änderungen im ECC-System automatisch aktualisiert, um Abweichungen und Probleme nach dem Produktivstart von S/4HANA zu vermeiden.

ActiveControl wird bei Vistaprint auch weiterhin eine Rolle spielen. In Zukunft plant das Unternehmen, die jährlichen S/4HANA-Updates von SAP mit ActiveControl schneller und sicherer zu implementieren.

Hören Sie sich die komplette Geschichte der Transformation an

Vistaprint hat in seinen SAP-Teams die agile Methodik eingeführt, was den manuellen Aufwand während des gesamten Entwicklungsprozesses reduzierte, die Entwicklungsteams autonomer machte und die Markteinführungszeit beschleunigte – alles mithilfe von ActiveControl.

Aber das ist nur ein Teil der Geschichte. Schauen Sie sich das vollständige Webinar an und erfahren Sie mehr über die Rolle der Automatisierung bei der Modernisierung der SAP-Umgebung von Vistaprint. Sie können auch einen unserer Experten kontaktieren, um über die Vorteile einer agilen SAP-Entwicklung zu sprechen.

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