Was Sie bei der Umstellung auf SAP S/4HANA bedenken sollten
S/4HANA ist inzwischen aus dem Kinderschuhen herausgewachsen. Schon seit mehreren Jahren stehen Kunden vor der schwierigen Entscheidung, wie und wann der Umzug stattfinden soll. Doch für viele von ihnen bedeutet das „wann“ vor allen Dingen „später“.
Dieses „später“ scheint nun gekommen zu sein. Immer mehr Unternehmen erstellen zumindest ein Übergangsprogramm, und eine überraschend hohe Zahl wird noch vor Ende 2018 den Prozess starten.
Die Vorteile von S/4HANA liegen klar auf der Hand, doch eine derart umfassende Änderung bringt viele schwierige Fragen mit sich, auf die man vor der praktischen Umsetzung lieber eine Antwort finden sollte. Entscheiden sie sich für die On-Premise-Option, kommt der Wechsel in die Cloud oder gibt es am Ende ein Hybridmodell? Entscheiden Sie sich für eine Brownfield-Systemumstellung von ECC auf S/4, einen Umgebungswechsel mit Systemkonsolidierung oder für eine völlig neue Greenfield-Implementierung?
Und was ist mit anderen Hybridanwendungen wie SuccessFactors, Ariba, Concur, Hybris, Fieldglass usw., die neben S/4HANA betrieben werden können? Wie verändern diese die Form Ihrer Infrastruktur? Welche Herausforderungen ergeben sich daraus? Benötigen Sie externe Unterstützung und wenn ja, wer wäre der richtige Partner?
Zweifellos gibt es noch weitere Fragen.
Und es gibt ein besonderes Problem, das viele Leute beunruhigt: Wenn die strategischen Entscheidungen getroffen wurden, wie soll das Tagesgeschäft ablaufen, während alle jetzigen Prozesse komplett umgestellt werden?
Vom aktuellen zum gewünschten Zustand
Es liegt auf der Hand, dass die Umstellung auf SAP S/4HANA für die meisten Unternehmen ein großes Unterfangen ist, das wahrscheinlich viele Jahre dauern wird. Das liegt teilweise daran, dass in S/4 noch nicht alle benötigten Funktionen verfügbar sind – es befindet sich ja weiterhin in der Entwicklung. S/4HANA 1709 brachte einige wichtige Updates, aber es ist noch ein weiter Weg.
Die meisten Unternehmen, mit denen ich arbeite, wünschen sich zuallererst eine neue Cloud-Plattform und eine Umstellung auf die SAP Business Suite von HANA DB. Oft unternehmen sie erste Gehversuche mit S/4 Finance oder BW auf HANA, bevor sie den vollständigen Übergang mit Enterprise Management beginnen.
Einer unserer wichtigsten Kunden entschied sich wegen der Komplexität seiner Infrastruktur und der Fülle der Prozesse für eine komplette S/4HANA-Neueinrichtung. Dieses Programm bedeutet mehrere Jahre harte Arbeit, um am Ende des Weges das gewünschte Ergebnis zu haben. Während der Umstellung wird die gesamte Finanzberichterstattung über S/4 erstellt, während Logistik und Lieferkette noch einige Zeit im ERP verbleiben.
Dieser Kunde hat richtig erkannt, dass zwar am Ende nur das globale Ergebnis zählt (hier sollen der gesamte Geschäftsbetrieb über S/4 ablaufen und die bestehenden Systeme abgeschaltet werden), während dieser Umstellung ist jedoch höchste Sorgfalt geboten. Denn die Übergangsphase bedeutet keinesfalls, dass das Geschäft stillstehen darf. Auch während des Umstellungsprozesses wird es zahlreiche Änderungen geben. Das Unternehmen wird weiterhin Erweiterungen und neue Funktionen benötigen. Fehler müssen nach wie vor behoben werden. Es ist also weiterhin von großer Bedeutung, dass das Unternehmen effektiv und störungsfrei arbeiten kann.
Wichtige Überlegungen
Hier sind einige der wichtigsten Punkte, die nach meiner Meinung bedacht werden müssen:
Verwalten und Ausrichten von Veränderungen während der Umstellung
Alle SAP-Erweiterungen, Änderungen und Fehlerbehebungen an den aktuellen ERP-Systemen müssen ordnungsgemäß verwaltet werden – parallel zum S/4-Programm. Daher ist es notwendig, dass stabile Kontrollen vorhanden sind, um Änderungen sicher in die Produktion zu implementieren, während die neue S/4-Lösung entwickelt und getestet wird. Diese parallele Vorgehensweise ist keine leichte Aufgabe, doch sie ist notwendig, um Störungen des Betriebs während des Übergangs zu vermeiden.
Synchronisation des aktuellen ERP mit neuen S/4HANA-Systemen
Parallele Entwicklung in SAP ist nicht neu, aber S/4 hebt das Thema auf eine neue Ebene. Unter Umständen müssen Änderungen an den bestehenden ERP-Systemen auch in die neuen S/4-Systeme einfließen. Die Herausforderung dabei ist, dass in der Regel auf manuelle Weise bestimmt wird, was relevant ist und was zurückstehen muss. Zuerst muss darauf geachtet werden, bestimmte Änderungen in ERP zu sperren, damit nichts geändert wird, was nicht geändert werden darf. Danach muss die Auswahl und Synchronisierung der relevanten Änderungen zwischen den Systemen automatisiert werden, um die erforderliche Governance und Sicherheit zu gewährleisten.
Konsolidierung der ERP-Systeme zur Vorbereitung auf ein umfassendes S/4HANA-System
Vor dem Umzug in eine HANA-Datenbank oder in ein vollwertiges S/4HANA müssen Systeme minimiert und konsolidiert werden, um die Datenmenge zu reduzieren und die Infrastruktur zu optimieren. Viele Unternehmen nutzen mehrere SAP-ERP-Systeme, was Kosten und Komplexität erhöht. Diese müssen zusammengeführt werden, damit die Geschäftsprozesse zentral und effizient ablaufen. Ein Umzug muss Archivierungs- und Konsolidierungslösungen beinhalten – das ist eine wichtige Voraussetzung auf dem Weg zu S/4HANA.
Automatisierte Tests zur Validierung des Endzustands
Um Systemausfälle und Betriebsstörungen auszuschließen, müssen alle Anwendungen auf allen neuen Plattformen auf eine einwandfreie Funktionsweise nach den Anforderungen, die der Geschäftsbetrieb stellt, getestet werden. Diese Tests müssen frühzeitig, regelmäßig und automatisiert erfolgen, um eine hohe Abdeckung der alltäglichen Geschäfts- und Systemprozesse zu gewährleisten. Die Automatisierung muss sowohl Tests neuer Funktionen im Rahmen des S/4-Übergangs als auch Regressionstests bestehender Prozesse umfassen – nur so kann sichergestellt werden, dass keine Störungen auftreten. Die Tests müssen im Rhythmus der Änderungen erfolgen, so bleiben sie aktuell und bereit für die nächste Version, wenn Funktionen im Laufe der Zeit weiterentwickelt werden.
Lösungen für eine erfolgreiche Umstellung
Unter allen Fragen ist diese womöglich die schwierigste: Wie kann man Änderungen zwischen ERP und S/4 verwalten, anpassen und synchronisieren, damit das Geschäft während der Implementierung von S/4HANA ohne Unterbrechung weiterläuft.
Die DevOps-Lösungen von Basis Technologies bieten alle benötigten Kontrollen, um Übergangsprojekte sicher und stabil zu gestalten, sowie eine Funktion, um relevante Änderungen automatisch auszuwählen und zu synchronisieren. Funktionen wie die Vorlagenverwaltung und der Vorlagenschutz bieten eine Kontrolle der Änderungen für regionale und globale Systeme, was gerade in komplexen SAP-Landschaften für das geeignete Maß an Governance sorgt.
Und wenn Sie sich für einen Umgebungswechsel entscheiden, unterstützt Consolidator die technische und oft auch komplexe Zusammenführung von SAP ECC-Systemen, was einen wichtigen Schritt auf dem langen Weg zu S/4HANA bedeutet.
Und dank ArchivGT können Sie unnötige Daten aus den Systemen entfernen, um die Betriebskosten in künftigen S/4HANA-Umgebungen zu senken.
Viele der weltweit größten Unternehmen nutzen bereits die Automatisierungslösungen von Basis Technologies, um alle Formen des digitalen Wandels zu unterstützen, und die daraus resultierenden Vorteile sind bemerkenswert:
- Halbierung der Kosten für SAP-Änderungen
- Automatisierung von 95 Prozent der manuellen Arbeitsschritte
- 50-fach schnellere Bereitstellung von Innovationen
Wie weit sind Sie auf dem Weg zur Umstellung?
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